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蘭花集團紀委（監(jiān)察專員辦公室）

檔案管理制度（試行）

一、總則

（一）制定目的?

為進一步規(guī)范中共山西蘭花煤炭實業(yè)集團有限公司紀律檢查委員會（以下簡稱“集團紀委”）、晉城市監(jiān)察委員會駐蘭花集團監(jiān)察專員辦公室（以下簡稱“監(jiān)察專員辦”）檔案管理工作，確保檔案完整、準確、安全和有效利用，充分發(fā)揮檔案在紀檢監(jiān)察工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《中央紀委紀檢監(jiān)察機關案件檔案管理辦法》《山西省檔案管理條例》《晉城市紀委監(jiān)委辦公室歸檔手冊》等相關法律法規(guī)和政策規(guī)定，結合工作實際，制定本制度。

（二）適用范圍?

本制度適用于蘭花集團紀委（監(jiān)察專員辦）各內(nèi)設科室、片區(qū)紀檢協(xié)作組（以下簡稱“紀檢組”）、二級企業(yè)紀檢機構在履行監(jiān)督執(zhí)紀問責和監(jiān)督調(diào)查處置職責過程中形成的對紀檢監(jiān)察工作及社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。

（三）基本原則?

檔案管理工作應遵循以下原則：

1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實準確，如實反映集團紀委（監(jiān)察專員辦）工作的實際情況，確保檔案記錄信息來源可靠、內(nèi)容客觀。

2.完整性原則：檔案資料要齊全完整，涵蓋集團紀委（監(jiān)察專員辦）工作的各個方面和環(huán)節(jié)，滿足回溯性查證及業(yè)務連續(xù)性需求。

3.保密性原則：集團紀委（監(jiān)察專員辦）檔案涉及大量敏感信息，必須嚴格遵守保密制度，采取有效措施確保檔案信息不泄露。

4.規(guī)范性原則：檔案管理需遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，以提高檔案管理的效率和質量，便于檔案的長期保存和有效利用。

5.便利性原則：在保證檔案安全前提下，要便于檔案的查閱和使用，合理設置檔案保管場所和檢索工具，提供及時有效的服務。

二、檔案管理職責

（一）集團紀委（監(jiān)察專員辦）主要負責人職責

對紀委檔案管理工作負全面領導責任，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案管理工作所需資源，保障檔案管理工作順利開展。

（二）集團紀委（監(jiān)察專員辦）綜合辦公室（以下簡稱“綜合辦”）職責

1.負責檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計和提供利用等工作；

2.指導和監(jiān)督各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構做好檔案的形成、積累和整理工作；

3.組織開展檔案管理人員業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。

（三）集團紀委（監(jiān)察專員辦）各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構職責

1.指定專人負責檔案的收集、整理和移交工作，確保形成的檔案及時、完整、準確歸檔；

2.配合綜合辦做好檔案的鑒定、銷毀和利用等工作。

（四）檔案管理人員職責

1.綜合辦設1名檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程，確保檔案安全；

2.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；

3.嚴格遵守有關保密規(guī)定，嚴防失泄密事件發(fā)生；

4.積極開展檔案利用服務，為紀檢監(jiān)察工作提供有效支持。

三、檔案形成與收集范圍

（一）檔案形成

各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構在日常工作中形成的辦理完畢應作為檔案保存的各類材料，以件（卷）為單位整理好后移交至綜合辦。

（二）收集范圍

1.文書檔案

（1）集團紀委（監(jiān)察專員辦）各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構工作規(guī)劃、計劃、總結、報告、會議記錄、決議、決定、通知、請示、批復等文件材料；

（2）上級紀委監(jiān)委、集團黨委及相關部門下發(fā)的與紀檢監(jiān)察工作有關的文件；

（3）本單位與其他單位的往來公文等。

2.案件檔案

（1）信訪舉報材料、問題線索處置材料、初步核實材料、立案審查材料、案件審理材料、處分決定執(zhí)行材料等；

（2）案件調(diào)查過程中形成的證據(jù)材料，如談話筆錄、證人證言、書證、物證等；

（3）前述材料要按規(guī)定形成談話函詢、初步核實、審查調(diào)查等案卷材料，以及需要歸檔的內(nèi)卷材料。

3.監(jiān)督檢查檔案

（1）日常監(jiān)督檢查工作方案、檢查記錄、整改通知書、整改報告等材料；

（2）專項監(jiān)督檢查工作的相關文件、資料；

（3）廉政風險防控工作形成的檔案材料。

4.黨風廉政建設檔案

（1）黨風廉政建設工作計劃、總結、報告；

（2）廉政教育活動方案、記錄、照片、視頻等資料；

（3）廉政談話記錄；

（4）廉潔承諾材料等。

5.其他檔案

（1）干部廉政檔案、紀檢監(jiān)察干部隊伍建設檔案、聲像電子檔案（照片、音頻、視頻等）、榮譽實物檔案；

（2）統(tǒng)計報表及重要活動記錄需附情況說明；

（3）涉案財務專用賬戶相關的資料；

（4）其它需要歸檔的材料。

四、檔案整理與歸檔

檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。檔案整理與歸檔的步驟及方法如下：

（一）分類

1.按照檔案的內(nèi)容和性質，將檔案分為文書檔案、案件檔案、監(jiān)督檢查檔案、黨風廉政建設檔案、其他檔案等類別；

2.在類別下，可根據(jù)實際情況進一步細分屬類，如文書檔案可分為綜合類、會議類、請示批復類等。

（二）組卷和編目

1.嚴格按照集團紀委（監(jiān)察專員辦）案件裝訂暫行規(guī)定進行組卷；

2.編制詳細的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，案卷目錄應包含案卷號、題名、起止日期、保管期限、備注等項目；
    3.卷內(nèi)文件目錄應包含順序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等項目。

（三）裝訂

1.對組好的案卷進行裝訂，裝訂時應去除金屬裝訂物；

2.對于厚度較大的案卷，采用三孔一線裝訂方式，確保裝訂牢固、整齊；

3.對于較薄的文件，采用膠水粘貼裝訂后，裝入符合標準的檔案盒內(nèi)。

（四）歸檔

1.歸檔時間

（1）文書檔案和案件檔案應在次年5月31日前完成歸檔；

（2）其他檔案應在相關工作結束后1個月內(nèi)完成歸檔。

2.歸檔質量

（1）歸檔的文件材料應齊全完整、真實準確，紙質文件材料應采用耐久性強的書寫材料，字跡清晰；

（2）電子文件應存儲在符合要求的載體上，確保能夠正常讀取和使用；

（3）歸檔的案卷應按照規(guī)定進行整理，裝訂規(guī)范，編目清晰；

（4）電子文件需同時存儲原格式文件和 PDF 格式文件，并注明文件形成時間、責任人等信息。

3.歸檔手續(xù)

（1）各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構向綜合辦移交檔案時，應填寫《蘭花集團紀委檔案移交清單》（附件1），雙方簽字確認，一式兩份，一份隨卷交綜合辦，一份留本部門備查。

（2）移交清單應詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。

4.歸檔審核

（1）綜合辦要做好檔案的接收工作，按照歸檔要求，對各內(nèi)設科室、紀檢組、二級企業(yè)紀檢機構送交的檔案進行檢查，檢查合格后方可辦理移交接收手續(xù)，不合格退回整改。

（2）審核內(nèi)容包括檔案的完整性、整理規(guī)范性、文件質量等方面。

5.歸檔

檔案管理人員要根據(jù)檔案歸檔情況，及時編制檔案著錄和電子檢索目錄，確保二者協(xié)調(diào)對應，滿足手工檢索和電腦檢索需要。電子檢索目錄應定期更新，方便快速查詢。

五、檔案保管與保護

（一）檔案保管

檔案管理人員應當根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管，每年7月對檔案數(shù)量進行清點、對保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、妥善解決。檢查情況需形成書面記錄，并存檔備查。

（二）檔案保護

檔案庫房安全管理應符合相關安全標準，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。具體要求如下：

1.防火安全：檔案庫房應配備自動滅火系統(tǒng)（如氣體滅火裝置）或符合國家標準的消防設施；庫房內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品，禁止吸煙或使用明火；定期檢查電氣線路，防止短路引發(fā)火災；每季度進行一次消防設施檢查和維護，并形成檢查維護記錄。

2.防潮防霉：檔案庫房應配備溫濕度監(jiān)測設備，確保溫度控制在14℃-24℃，相對濕度45% - 60%；采用防潮柜、除濕機等措施，防止檔案受潮霉變；紙質檔案應使用無酸檔案盒存放，避免直接接觸地面或墻壁；每日記錄溫濕度數(shù)據(jù)，當溫濕度超出范圍時，及時采取調(diào)節(jié)措施，并記錄調(diào)節(jié)情況。

3.防光防塵：檔案庫房應使用防紫外線窗簾或遮光玻璃，避免陽光直射導致檔案褪色；定期清潔庫房，減少灰塵堆積對檔案的損害；每周進行一次庫房清潔工作，重點清理檔案柜、架表面及縫隙灰塵。

4.防盜防損：檔案庫房應安裝防盜門、監(jiān)控攝像頭、紅外報警系統(tǒng)等安防設施，實行24小時監(jiān)控；嚴格執(zhí)行門禁管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房；檔案柜、架應穩(wěn)固防震，避免因外力傾倒導致檔案損壞。建立門禁出入登記制度，詳細記錄人員進出時間、事由、批準人等信息。

六、檔案鑒定與銷毀

（一）檔案鑒定

每5年對已達到保管期限的檔案進行鑒定處置，成立由集團紀委（監(jiān)察專員辦）主要負責人、分管領導、綜合辦負責人、業(yè)務科室負責人及相關專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組。鑒定工作依據(jù)經(jīng)上級主管部門備案的檔案保管期限表，對檔案的保存價值進行評估，確定檔案的保管期限；對已超過保管期限的檔案，重新鑒定并提出存毀意見。鑒定小組需形成詳細的鑒定報告，內(nèi)容包括鑒定過程、評估依據(jù)、存毀意見等，并存檔備查。

（二）檔案銷毀

對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制《蘭花集團紀委檔案銷毀清冊》（附件4），經(jīng)集團紀委（監(jiān)察專員辦）主要負責人批準后，按照規(guī)定程序進行銷毀。

銷毀檔案時，應指定兩人以上負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字或蓋章確認；涉密檔案的銷毀應符合國家秘密載體銷毀有關規(guī)定；嚴禁擅自銷毀檔案。銷毀工作應在具有相關資質的指定場所進行，并留存銷毀過程的影像資料及銷毀記錄。

七、檔案利用與保密

（一）檔案利用

1.內(nèi)部查閱與借閱

集團紀委（監(jiān)察專員辦）各紀檢監(jiān)察工作人員因工作需要查閱或借閱檔案，應填寫《蘭花集團紀委檔案資料查閱申請表》（附件2）或《蘭花集團紀委檔案資料借閱審批表》（附件3），經(jīng)部門負責人審核、綜合辦負責人批準后，方可查閱或借閱。借閱檔案期限一般不超過7天，特殊情況需延長借閱時間的，應重新提交申請，經(jīng)綜合辦負責人審核、分管領導批準后方可延期。

2.外部查閱與借閱

外單位人員查閱或借閱檔案，應持單位介紹信和有效身份證件，填寫檔案資料查閱申請表或檔案資料借閱審批表，經(jīng)集團紀委（監(jiān)察專員辦）主要負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下查閱。

借閱檔案期限一般不超過7天，未經(jīng)批準不得擅自延長借閱時間，嚴禁在查閱或借閱期間涂改、圈劃、抽取、撤換檔案；未經(jīng)批準，不得擅自復制、抄錄檔案內(nèi)容。借閱人員必須對所借檔案負全部安全、保密責任，不得擅自轉借和復印，不得折疊、剪貼或抽取、折散檔案，保證檔案完好無損。

批準借閱的檔案，檔案管理人員應積極催辦、及時收回。收回借閱檔案時，詳細檢查其是否完整無損，并在借閱審批表上注明歸還情況后有序歸還。

3.檔案抄錄與復印

經(jīng)批準檔案內(nèi)容可抄錄、復印，復印件由檔案管理人員對照原件核對無誤后，注明復印頁數(shù)、日期，并加蓋公章。對于涉密檔案的復制，需嚴格按照涉密文件管理規(guī)定，履行審批手續(xù)后，在指定場所由專人操作完成。

（二）檔案保密

嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。檔案管理人員應保守檔案秘密，不得泄露檔案內(nèi)容；對涉及黨和國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用；在檔案移交、借閱、復制等過程中，要采取相應的保密措施，防止檔案信息泄露。對違反保密規(guī)定的人員，依法依規(guī)嚴肅處理；構成犯罪的，移交司法機關追究刑事責任。

八、檔案的移交

集團紀委 (監(jiān)察專員辦）應當定期向集團檔案室移交檔案，具體移交時限如下：

（一）文書檔案、黨風廉政建設檔案

每年6月30日前移交一次。

（二）監(jiān)督檢查檔案、其他檔案

每兩年的7月30日前移交一次。

（三）案件檔案

自結案之日起滿10年的次年7月30日前移交。

移交檔案時，應填寫檔案移交清冊，詳細記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、案卷號、保管期限等信息，雙方簽字確認，各留存一份。集團檔案室接收檔案后，應在15個工作日內(nèi)按照檔案管理相關標準和要求完成審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、規(guī)范性、準確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向集團紀委（監(jiān)察專員辦）反饋，集團紀委（監(jiān)察專員辦）需在接到反饋后的10 個工作日內(nèi)完成整改，并重新辦理移交手續(xù)。

九、檔案信息化建設

加快推進檔案信息化建設，建立紀檢監(jiān)察檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。將紙質檔案進行掃描、錄入，轉化為電子檔案；對電子檔案進行分類、編目、存儲，便于檢索和利用。

電子檔案應每周進行一次本地備份，每月進行一次異地備份，備份數(shù)據(jù)存儲于專用存儲設備中，并定期進行數(shù)據(jù)驗證，確保備份數(shù)據(jù)完整、可用。同時，對檔案信息系統(tǒng)采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、入侵檢測等安全防護措施，定期進行安全檢測和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。

十、附則

（一）解釋與修訂

本制度由集團紀委負責解釋，根據(jù)上級新規(guī)和工作實際動態(tài)修訂，修訂案需經(jīng)全體會議審議通過。修訂過程中，應廣泛征求意見，確保修訂后的制度符合實際工作需求。

（二）施行時間

本制度自發(fā)布之日起施行，原檔案管理制度同時廢止；上級部門有新規(guī)定的，從其規(guī)定。發(fā)布后，應組織相關人員進行學習培訓，確保制度得到有效執(zhí)行。

附件：

1.《蘭花集團紀委檔案移交清單》

2.《蘭花集團紀委檔案資料查閱申請表》

3.《蘭花集團紀委檔案資料借閱審批表》

4.《蘭花集團紀委檔案銷毀清冊》

監(jiān)銷人簽字：

日  期：